Yönetici Asistanı İş İlanı – Ömer Polat Diş Kliniği

Yönetici Asistanı İş İlanı Detayları

Ortodonti ve diş tedavileri alanında İstanbul’un öncü tedavi merkezlerinden biri olan Ömer Polat Diş Kliniği Bakırköy şubemizde görevlendirilmek üzere tercihen üniversitelerin Halkla İlişkiler, Yönetici Asistanlığı, Büro Yönetimi ve İletişim bölümlerinden mezun, en az 2 yıl yönetici asistanı olarak çalışmış, dış görünüşüne ve kendini geliştirmeye özen gösteren, ofis programlarını kullanabilen, sözlü ve yazılı iletişim becerileri güçlü, planlama ve koordinasyon becerileri yüksek, prezantabl ve esnek çalışma saatlerine uyum sağlayacak Yönetici Asistanı aramaktayız.

Yönetici Asistanı iş ilanı tanımını karşılayan adayların iletişim formu ve online başvuru yöntemleri ile bize ulaşmasını talep ediyoruz.

Gerekli Nitelikler

Ömer Polat Diş Kliniği Yönetici Asistanı iş ilanı başvurusu için gerekli olan nitelikler:

  • Tercihen Halkla İlişkiler, Yönetici Asistanlığı, Büro Yönetimi ve İletişim bölümlerinden mezun,
  • Alanında en az 2 yıl tecrübesi olan,
  • Tercihen İstanbul Avrupa Yakası’nda ikamet eden,
  • MS Office programlarını kullanabilen,
  • 20 – 35 yaş aralığında ve bayan,
  • Dosyalama, evrak takibi, muhaberat konularında deneyimli,
  • Ofis yönetim kurallarına hakim,
  • Organizasyon becerileri gelişmiş, disiplinli ve çözüm üretme yeteneğine sahip,
  • Yönetici Asistanı olarak sözlü ve yazılı iletişim becerileri yüksek,
  • Şirket içi ve dışı iletişimi sağlayacak, yazışma ve programlamayı yapacak becerisi olan,
  • Yönetici Asistanı göreviyle organizasyon ve etkinlik düzenleme alanlarında tecrübeli,
  • İşe alım, iş güvenliği, bilgi işlem, finans gibi konulara hakim,
  • İnsan Kaynakları uygulamaları ve bilgi işlem sistemlerini kullanabilen,
  • Güçlü görsel ve işitsel belleğe sahip,
  • Personel yönetimine hakim,
  • Temel muhasebe uygulama ve raporlama konusunda bilgili,
  • Piyasa araştırması, fiyat analizi ve satın alma konularında deneyimli,
  • Kurumsal kimlik çalışmaları hakkında bilgi sahibi,
  • Dış görünüşüne özen gösteren,
  • Kurumsal temsil kabiliyeti yüksek,
  • Disiplinli, dikkatli ve titiz çalışmayı ilke edinen,
  • Planlama, organizasyon ve takip yeteneği güçlü,
  • Diksiyonu düzgün, görünümüne özen gösteren,
  • Şirket içi ve dışı bilgi akışını sağlayabilecek,
  • Koordinasyon, organizasyon ve raporlama becerilerine sahip,
  • Güler yüzlü, dinamik, titiz, detaylara önem veren,
  • Yurt içi ve yurt dışı seyahat ve çalışma koşullarına uygun,
  • Yönetici Asistanı iş ilanı kapsamında şirket gizliliği kurallarına riayet eden.

Yönetici Asistanı İş Tanımı

  • Telefonlara klinik imajına yakışır bir şekilde yanıt vermek, gelen mesajları/notları en kısa sürede ilgili personele ulaştırmak
  • Doktorun kişisel günlük işlerini takip etmek
  • Doktorun çevresiyle olan iletişimini sağlamak
  • Doktorun yapması gerekenleri hatırlatma ya da yapmak
  • Banka işlemlerini yürütmek
  • Faturaları ve borçları takip etmek
  • Gelirleri ve kliniklerden alacakları takip etmek
  • Klinik hatlarına gelen aramaları ve mesajları takip etmek
  • Sosyal medya hesaplarını kontrol etmek
  • Hasta fotoğraflarını çekme ve bilgisayara yüklemek
  • Fotoğrafları ve videoları düzenleme, paylaşmak
  • İnternet sitelerinin takip ve düzenini sağlamak
  • Ortodonti malzemelerini takip etmek
  • Bağlanılması istenilen telefonları bularak ve bu numaralara ulaşarak ilgili kişiye bağlamak
  • Haberleşmeyi zamanında, doğru ve etkin bir şekilde yapmak, e-mail, fax mesajlarını yazmak ve göndermek, gelen telex/fax mesajlarını ilgili bölümlere ulaştırmak
  • Klinik içi, acil, ilişkide olunan kişi/firmaların telefonlarını içeren bir telefon fihristi tutmak ve bu fihristi güncelleştirerek ilgili personele dağıtmak
  • Kliniğin grup içi, grup dışı ve resmi her türlü yazışmalarını yapmak ve yürütmek, gelen her türlü evrakı kaydetmek ve ilgili bölüme ulaşmasını sağlamak, imzalanan evrakın bir suretini dosyalamak, diğer suretini kaydettikten sonra ilgili bölüme göndermek
  • Gelen ve giden evrakları dosyalamak, mevcut dosyalama ve arşiv sistemini işletmek, arşivin düzenli ve temiz olması için gerekli önlemleri almak
  • İstenilen raporları, tabloları, prezantasyonları kayıtlı olarak tutmak
  • Her türlü posta/kargo işlemlerinin yürütülmesinde İdari Personel ile iş birliği yapmak
  • Bayramlarda ve özel günlerde grup içi, grup dışı kişi/firmalara ve resmi kuruluşlara kutlama, özel hallerde hediye veya çiçek göndermek
  • Hasta bilgilerinin güncellenmesini sağlamak
  • Hasta talep ve şikayetlerinin değerlendirilmesini sağlamak
  • Satış ve pazarlama departmanlarına yardım etmek
  • Büro kırtasiye ihtiyaçlarını saptamak ve bu konuda Personel Müdürüne bilgi vermek
  • Gazete, kitap, süreli yayınları temin etmek, iç dağıtımını yapmak, geri dönmesi gereken yayınları takip etmek
  • Ofis ekipmanlarını düzenli çalışır durumda tutmak, periyodik bakımlarını ve tamirini yaptırmak
  • Telefon, posta, kargo trafiğini yönetmek, takip ve kontrol etmek
  • Doktorların randevularını ayarlamak, gelen ziyaretçileri karşılamak, ziyaretçilerin, yönetici ile olan randevularının zamanlamasını yapmak
  • Doktorun seyahatlerini düzenlemek, biletlerini almak, toplantı, seminerlerin ve diğer davetlerin organizasyonunu yapmak
  • Yönetici ile iletişime geçmek isteyen herkesin yönetici ile arasında gerek telefon gerek e-posta ve diğer iletişim araçları ile iletişim kurmak
  • Yöneticiye bağlı personelin izin işlemlerinde personel ile yönetici arasında, iletişimi sağlamak, evrakları kabul etmek, dilekçeleri almak ve yönetici onayına sunmak
  • Ofis düzenini sağlamak
  • Raporlamaların hazırlanmasında destek vermek
  • İş sağlığı ve güvenliği talimat ve eğitimlerine, risk değerlendirme sonuçlarına, acil durum planlarına, güvenlik ve sağlık işaretlerine ve uygulamalarına uymak
  • Ödemeleri alma, toplam borçları takip etmek
  • Günlük randevu ve ödeme listesini takip etmek
  • Klinik eksiklerini alma ve giderleri takip etmek
  • Hastalara geri dönüşler yapmak
  • Özel günlerde hastalara SMS atmak / aramak
  • Gelirleri – giderleri hesaplayarak gün sonu almak
  • Kliniği açmak ve kapamak
  • Gelen telefon, fax faturalarını kontrol etmek, haberleşme harcamaları ile ilgili tablolar düzenlemek, durumdan İdari Personele düzenli bilgi vermek
  • Doktorların imzasının gerektiği evrakları hatırlatmak ve imzalatmak
  • Doktorların tüm yazışmalarını arşivlemek, günü gelen evrak ve randevuları hatırlatmak
  • Doktorlara bağlı personelin izin işlemlerinde personel ile yönetici arasında, iletişimi sağlamak, evrakları kabul etmek, dilekçeleri almak ve yönetici onayına sunmak
  • Klinik uygulamalarında kurumlar arası iş birliği sağlamak ve birlikteliği geliştirmek
  • Tedavi süreçleri hakkında bilgilendirme yapmak ve süreci takip etmek
  • Hastaların sorunları, ihtiyaçları, beklentileri ve gidişatı hakkında görüş almak ve kendi görüşüyle birlikte yönetime raporlamak
  • Gerek ülke içi, gerekse ülke dışı fuar, organizasyon, toplantı, seminer vb. aktivitelerde ve resmi/özel kurum ve kuruluşlar karşısında firmayı temsil etmek
  • Kliniğin hizmetlerinin tanıtımını yapmak
  • Hastalar ile birebir hizmet aktivitelerini yürütmek
  • Kurumu rakiplerine ve sektörel eğitim kurumlarına tanıtmak, kurumsal kimliği oluşturmak
  • Rakipler ve klinikler hakkındaki bilgileri düzenli bir şekilde raporlamak
  • Portföye yeni hastalar kazandırmak amacıyla hastalar ile iletişim kurmak, mevcut ve yeni hasta ziyaretlerini gerçekleştirmek ve gerekli satış süreçlerini yönetmek
  • Sözleşme ve gerekli evrakları eksiksiz temin etmek ve satış sürecini tamamlamak
  • Tahsilatları zamanında ve öncelikli olarak yapmak
  • Hastaların ihtiyaçlarını belirlemek
  • Satış kanallarını belirleyici çalışmaları yapmak
  • Hastalara hizmet öncesi ve sonrası süreçte gereken bilgi ve desteğin verilmesini sağlamak
  • Hasta memnuniyetini analiz etmek ve raporlamak
  • Hasta memnuniyetini sağlayacak kampanya ve promosyonlar hakkında yönetime öneride bulunmak
  • Mevcut hizmetlerle ilgili satış ve kar hedeflerinin gerçekleştirilmesi amacıyla hasta ihtiyaçları doğrultusunda teklif hazırlamak ve onaya sunmak
  • Hastalar ile yapılan görüşmeler sonrasında alınan taleplere göre hastanın diğer birimler ile koordinasyonunu sağlamak
  • İş geliştirici ve hizmet tanıtıcı bilgilendirme kampanyaları düzenlemek ve hastaları konudan haberdar etmek
  • Kliniğin fiziki ihtiyaçlarını takip etmek
  • Kliniği güzelleştirmek için fikirler üretmek
  • Klinikte kullanılan yazılımları ve sistemleri güncel tutmak
  • Personelin işlerini koordine edip düzenlemek
  • Kurumsal anlaşmalar yapma ve yeni hasta kazandıracak projeler geliştirmek
  • Doktorun sosyal medyada ve basında güçlenmesini sağlamak
  • Hastalara fiyat bilgisi vermek
  • Hastaları tedaviye ikna etmek
  • Kliniğin dış yüzü olma ve gerekli medya ilişkilerini kurmak
  • Gelir gider takibi ile büyümeye katkı sağlayacak yollar geliştirmek
  • Klinik hedeflerinin gerçekleştirilebilmesi için gerekli nitelikli insan kaynağının oluşumunu ve gelişimini sağlamak, personel işlemlerini yasal mevzuata uygun olarak yürütmek
  • Birimler arasında uyumlu, güvenli iş birliği sağlamak, faaliyetleri kontrol ve koordine etmek
  • Kadro ihtiyacını tespit etmek
  • Personel bulma kaynaklarını tespit etmek
  • Personel seçme yöntemlerini belirlemek
  • Çalışanların özlük dosyalarının yasalara uygun olarak düzenli bir şekilde tutulmasını sağlamak
  • Personelin sorunlarına yardımcı olmak, çalışanların yönetimle ve birbirleriyle ilişkilerini düzenlemek, iş yeri düzenini ve iş barışını sağlamak
  • Kariyer planlaması yapmak, takip etmek ve yönetime rapor vermek
  • Personel ile üst yönetim arasında köprü kurmak
  • Çalışanların yıllık dönemsel çalışma ve izin programlarını yapmak ve denetlemek
  • Personel başvurularında ilk görüşmeleri yapmak, ön elemeyi yapmak, en az iki yerden referans araştırması yaptıktan sonra ilgili bölüm yöneticisine personeli yönlendirmek
  • Birimler arası koordinasyonu sağlamak ve sektör ile ilgili hedef ve politikalarının belirlendiği üst düzey toplantılara katılmak
  • Tüm birim, şube ve departmanlarda rutin denetim görevini yerine getirmek ve üst yönetime denetim tespitlerini raporlamak
  • Departmanlar tarafından yönetim onayına sunulan doküman, evrak gibi resmi işleyiş içerisinde yer alan doküman akışını kontrol ve tahlil etmek, görüş bildirerek yönetim onayına sunmak
  • Klinik içerisinde yaşanan tüm problem, sıkıntı ve iş akışına etki eden faktörleri tespit etmek, müdahale ederek işleyişe engel faktörleri ortadan kaldırmak
  • Klinik tarafından yönetici, sorumlu ve personellere sağlanan zimmetlerin kontrolünü yapmak, mal varlığını korumak
  • Müşteri ile belirlenen günde görüşmeler yapmak
  • Klinik hedeflerini belirlemek
  • Grup kliniklerine ait tüm muhasebe, mali işler, finans sürecini yönetmek
  • Kliniğin tüm muhasebe sürecini yasal mevzuatlar çerçevesinde kayıt ve kontrolünü sağlamak
  • Her türlü yasal beyanname ve bildirimlerin zamanında, tam ve doğru olarak düzenlenmesini sağlamak
  • Finans yönetimi, nakit akış yönetimi konusuna hakim, banka ve finans kuruluşları ile ilişkileri sevk ve idare edebilmek
  • Yasal defterlerin zamanında doğru olarak raporlanmasını sağlamak
  • Tüm beyannamelerin zamanında ilgili kurumlara beyan edilmesini sağlamak
  • Maliyet ve finansman konularında raporlama yapmak
  • Stok takibi ve maliyet hesaplarını çıkarmak
  • Kdv, muhtasar, SSK açılış, kapanış hesaplarının, geçici vergi hesaplarının takip ve denetimini yapmak
  • Çek ve senet işlemlerini muhasebeleştirmek ve takip etmek
  • Fiili kasa hareketlerini gerçekleştirmek, günlük kasa raporlarını oluşturmak
  • Kliniğin tüm mali süreçlerini raporlamak ve yöneticiye sunmak
  • İlgili birimlerden gelen satın alma taleplerin değerlendirilmesi ve onaylı tedarikçilerden temin edilmesini sağlamak
  • Sipariş fiş ve formlarına göre alım listesi düzenlemek
  • Numune almak, model ve kalitesini incelemek, karar verdiği mallar için satın alma planları yapmak
  • Tedarikçi firmalar ile ilişki yönetimini gerçekleştirmek ve sürdürülebilmek
  • Satın alma sonrası oluşabilecek problemleri tespit etmek ve gidermek
  • Kurumsal iletişim stratejilerini hazırlamak
  • Kurum faaliyetlerinin iletişim planını hazırlamak ve uygulamak
  • Marka yönetimi ve klinik koordinasyonunun sağlanması
  • Tanıtım projelerinin geliştirilmesi ve koordinasyonunun sağlanması
  • Reklam ve içerik ortaklığı anlaşmaları yapılarak klinik hizmetlerinin ilanlarının hazırlanması
  • Sektör sayfalarında yer alacak röportaj ve değerlendirme yazılarının hazırlanması
  • Klinik stratejileri çerçevesinde yıllık kurumsal iletişim planlarının hazırlanması, uygulanmasına yönelik çalışmaların geliştirilmesi
  • Hakla ilişkiler, kurumsal iletişim ve pazarlama konularında strateji oluşturulması ve projelerin yönetimi kurumsal iletişim stratejisini hazırlanıp yönetilmesi
  • Reklam, etkinlik ve PR ajansları ile koordinasyonun ve iletişimin sağlanması
  • Görsel ve yazılı basın ilişkilerinin takibi
  • Sosyal ağlarda projeler oluşturulması
  • Medya ve etkinlik takiplerinin yapılması
  • Seçilen personelin işe alımı ve oryantasyon eğitimi vermek
  • Ücret yönetimi sistemini kurmak, yönetmek, yönlendirmek.

 

Aday Kriterleri

Tecrübe: 2 yıl tecrübeli adaylar

Eğitim Seviyesi: Lise (Mezun), Ön Lisans(Mezun), Üniversite(Mezun), Yüksek Lisans(Mezun)

Yabancı Dil: Tercihen İngilizce

 

 

Pozisyon Bilgileri

Firma Sektörü: Sağlık

Departman: Sekreterya, Yönetim

Çalışma Şekli: Sürekli / Tam zamanlı

Pozisyon Seviyesi: Uzman

Personel Sayısı: 1

Ülke/Şehir: İstanbul Avrupa

 

Yönetici Asistanı Başvuru Bilgileri

İncirli Caddesi No:112 D:6 Bakırköy / İstanbul
0212 (OMERPLT) 6637758
0544 (OMERPLT) 6637758 (WhatsApp)